Was ich als Veranstaltungskauffrau unbedingt wissen muss - Kundenbriefing

Was muss ich beachten, wenn ein Briefing reinkommt? Woher weiß ich was mein Kunde will?

Was ist ein Briefing?

Als erstes einmal eine Erklärung was ein Briefing ist, ich weiß ja nicht ob jeder von euch weiß was das bedeutet.
Bei einem Briefing handelt es sich eigentlich nur um eine Informationsübergabe. Wenn wir also ein Briefing von einem Kunden bekommen, steht hier drin, was sich der Kunde für ein Event vorstellt.

Eckdaten

Grundsätzlich sind die meisten Briefings ziemlich klar. Es steht normalerweise darin wann die Veranstaltung stattfinden soll, wie viele Personen kommen und was sich die Kunden grob vorstellen. Falls sie hier überhaupt Wünsche, oder Vorstellungen haben. Viele Kunden sind hier auch völlig frei und lassen alle Vorschläge auf sich zukommen.

Budget

Eine kritische Sache ist das Budget. Bei Konzernkunden, oder Stammkunden steht meist ein Budget fest. Oft findet ihr im Briefing allerdings keine Information über das Budget. Viele Kunden wünschen sich z.B. ein Jubiläum, habe aber keine Ahnung wie viel so etwas kosten soll, darf, oder kann.

Und manchmal kommt man sich vor wie ein Detektiv...

Unsere Aufgabe ist dann oft mehr die eines Detektives. Was ist das für ein Unternehmen? Wie soll das Jubiläum gestaltet sein? Eher warm und familiär, oder prunkvoll mit Wirkung nach außen?
Dies sind Fragen, die man als erstes stellen sollte. Ganz wichtig ist es auch sich mit dem Kunden zusammen zu setzen, heraus zu finden was er will, und ob ihm diese Wünsche so wichtig sind, dass er auch ein bisschen mehr Geld ausgeben würde.
Man sollte immer sehr vorsichtig sein, sonst stellt man einem Unternehmen, welches eigentlich ein nettes Familienfest wollte, ein 2 Mio. Euro teures Fest mit Glanz und Gloria vor, und wirft sich so selbst aus dem Rennen.

Doch manche Briefings sind auch insgesamt sehr schwer zu verstehen. Bei einem Briefing von einem Konzernkunden habe ich anfangs nichts verstanden. Es war für mich wie ein Rätsel…
Ich bin eigentlich wirklich gut in Deutsch. Aber dieses Briefing hat sich für mich gelesen wie Goethes Faust. Bei jedem Satz dachte ich, „So, dann fange ich mal an mit der Gedichtinterpretation!“
Meine Chefin gab mir dann den Tipp, einfach mal alles was mir wichtig erschien anzumarkern.
Sie hat mir dann immer Fragen gestellt wie „Was wollen die Kunden?“, „Welche Personengruppe wollen sie ansprechen?“, „Wo soll das Event stattfinden?“, „Wo findest du diese Information?“, usw.

Nachdem ich mir ganz in Ruhe nochmal alles angeschaut habe, und noch einmal GENAU durchgelesen habe (vorher habe ich einige Sachen einfach überlesen oder übersehen, da es mir auf den ersten Blick nicht wichtig erschien), habe ich letztendlich tatsächlich verstanden was der Kunde wollte.

Meine Tipps an euch:

Geht das Briefing Schritt für Schritt durch. Streicht euch wichtige Dinge farbig an. Lest Wort für Wort ganz genau, auch wenn es vorerst nicht relevant zu sein scheint. Stellt euch selbst Fragen wie die, die meine Chefin mir gestellt hat, und versucht sie ernsthaft zu beantworten. Dann sollte euch beim nächsten Kundenbriefing nichts mehr im Wege stehen J

PS: Der Unterschied zu einer Interpretation, wie wir sie wahrscheinlich alle in der Schule hatten, ist manchmal tatsächlich gar nicht so groß ;)